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Die IUM-Geschäftsprozessmodelle enthalten sehr viele Informationen, die nicht nur von Systemanalysten genutzt werden können, sondern auch den Mitarbeitern bei ihrer täglichen Arbeit hilfreich sein können.

Um diese Modellinformationen der Belegschaft zur Verfügung zu stellen und dadurch die Beteiligung der Mitarbeiter an den Ergebnissen der Modellierung zu ermöglichen, wurde am Fraunhofer IPK der Prozessassistent entwickelt.
Dessen Inhalte werden automatisch aus dem IUM-Geschäftsprozessmodell des Unternehmens generiert. 
Der Prozessassistent stellt allen Benutzern die Informationen des Geschäftsprozessmodells in einer HTML basierten Form per Intranet des Unternehmens zur Verfügung.

Ein Prozessassistent ist immer auf die spezifischen Abläufe des Instituts zugeschnitten.
Um die Verwendbarkeit im Tagesgeschäft zu erhöhen, bieten wir neben dem Standard-Prozessassistenten auch individuelle Lösungen, die flexibel an die Bedürfnisse der Benutzer angepasst werden.
Diese Anpassung kann sowohl in Bezug auf das Layout als auch auf inhaltliche Schwerpunkte vorgenommen werden.

Weitere Informationen zu den Funktionen des Standard-Prozessassistenten finden Sie unter Funktionen 

 


 

Im Mittelpunkt des Assistenten stehen die Geschäftsprozesse – also die täglichen Arbeitsabläufe – des Instituts. Der Assistent liefert ein mehrdimensionales Sichtensystem mit der Prozesssicht als Hauptachse und vier Objektsichten:

  • Prozesse
  • Rollen
  • Dokumentation
  • Anwendungssystem

Die Beschreibungen der Prozesse, Wissensdomänen, Organisationseinheiten, Dokumente und IT-Systeme sind so untereinander verlinkt, dass der Benutzer zwischen den Perspektiven schnell wechseln kann.

 


Prozesse

Mit einem Klick auf einen Prozess gelangt der Nutzer auf eine detaillierte Prozessbeschreibung. Diese ist untergliedert in:


Organisationsstruktur

Organisationsstruktur

In der allgemeinen Beschreibung der Aufbauorganisation werden die grundsätzlichen Beziehungen und Zusammenhänge der Aufbaustruktur des Unternehmens erläutert.

Die Organisationsstruktur selbst wird entsprechend des Rollenmodells wiedergegeben. Auf Basis des Prozessmodells wird ein Organigramm erstellt. Neben den „klassischen“ Organisationseinheiten (Abteilungen) werden hier auch temporäre Organisationseinheiten des Unternehmens wie beispielsweise Projektteams, Arbeitsgruppen oder Gremien abgebildet. Darüber hinaus können auch externe Partner des Instituts in dieser Sichtweise aufgeführt und beschrieben werden.

Alle angezeigten Organisationseinheiten sind mit ihren detaillierten Beschreibungen verlinkt.

Das Unterkapitel Kurzbeschreibung enthält eine prägnante Darstellung der Organisationseinheit mit ihren Hauptaufgaben und Schwerpunkten. Darüber hinaus können weiterführende Informationen hinterlegt werden.

Unter dem Punkt Beteiligt an Prozessen wird eine Liste der Prozesse mit Namen und Kennungen aufgestellt, an denen die Organisationseinheit beteiligt ist. Die Kennungen der Prozesse sind mit den Einträgen in der Tabelle der Prozesse auf der gleichen Seite verlinkt und die Namen der Prozesse mit den detaillierten Beschreibungen der Prozesse / Aufgaben verbunden.


 

Dokumentation

Dokumentation

Der Assistent stellt hier entlang des Prozesses verschiedene Dokumente zur Verfügung, die den Mitarbeiter bei seiner Arbeit unterstützen.

Eine Dokumentenstruktur kann z.B. folgenden Aufbau besitzen:

  • Betriebsvereinbarungen
  • Checklisten
  • Formulare
  • Handlungsanleitungen
  • Organisationsrichtlinien
  • Verfahrenanweisungen

In der Erläuterung zum Dokument, welche per Mausklick aufgerufen werden kann, findet der Nutzer ferner Hinweise darüber, wann und wie ein bestimmtes Dokument zu nutzen ist. Für die meisten Dokumente liegen Standardformulare vor, die per Mausklick auf das entsprechende Icon (direkt in Lotus Notes) geöffnet werden können.


 

IT-Anwendungen

IT Anwendungen

In der IT-Struktur werden sowohl die technische Infrastruktur, als auch die eingesetzten Anwendungssysteme erfasst

Über einen Link kann der Nutzer die Kurzbeschreibung eines Systems oder einer Anwendung aufrufen. Diese Beschreibung gibt zunächst Auskunft darüber, welche Aufgaben durch die Anwendung unterstützt werden. Darüber hinaus können weitere Informationen hinterlegt werden, z.B.:

  • Online Hilfen zu einer bestimmten Anwendung
  • Links zu Software-Communities / Foren
  • Internetseite des Herstellers (Supportinformationen)
  • Unternehmensinterne Ansprechpartner (Experten)